Terminkalender überprüfen
Wenn ein Kunde anruft, um einen Termin zu vereinbaren, muss abgewogen werden, ob man selbst den Termin abmacht oder man den Anruf an den jeweiligen Mitarbeiter weiterleitet. Falls der Kollege im Stress oder in einem anderen Termin ist, kann man den Termin auch selbst vereinbaren, indem der Kalender des entsprechenden Mitarbeiters geöffnet wird.
Gerade bei Julio wird die Terminabsprache ungern von ihm selbst übernommen. Hier kannst du ohne vorherige Absprache den Termin für ihn vereinbaren. Eine kurze Rückmeldung bei Julio nach Vereinbarung des Termins ist zu empfehlen, um sicherzustellen, dass er den Kontakt wirklich kennt.
Als Erstes fragt man den Kunden, wann es ihm denn am besten passen würde. Nach dieser Angabe orientiert man sich.
Folgendes muss dabei beachtet werden: Handelt es sich um einen Termin auswärts? Dann muss mindestens 1 Stunde oder bei weiterer Entfernung 1,5 Stunden Puffer zwischen den Terminen liegen. (Wenn man die Zeit hat und der Kontakt im bm ist, kann auch kurz die Fahrtzeit über Maps ermittelt werden.)
Handelt es sich um einen Termin bei uns? Dann muss dazwischen ca. 1 Stunde Abstand sein. Denn es kann immer passieren, dass der Termin länger geht oder der zweite Termin etwas früher bei uns erscheint. Außerdem benötigt man auch mindestens eine viertel Stunde, um den Termin vorzubereiten.
Termin in den Kalender eintragen
Nach dem Abmachen des Termins wird dieser in den Kalender des Kollegen eingetragen. Der Betreff sollte eindeutig formuliert sein und das Kürzel des Kunden enthalten, also beispielsweise „Mögliche Zusammenarbeit | WV “. In den Bemerkungen wird bei Auswärtsterminen die genaue Adresse eingetragen, in dem Feld „Ort“ dann nur der Firmenname.
Falls es sich um einen Auswärtstermin handelt, sollte auch nach der Anfahrtsempfehlung gefragt werden: Ist es bequem mit den Öffentlichen erreichbar oder sind die Parkplatzmöglichkeiten gut für die Anfahrt mit dem Auto. Auch die Nachfrage nach einem nahe gelegenem Parkhaus oder Stellplatz für Besucher ist möglich und besonders bei größeren Firmen häufig. Diese Nachfrage dient dazu, die Planung des Termins so bequem und einfach wie möglich für den entsprechenden Kollegen zu gestalten.
Terminbestätigung
Damit der Kunde auch eine schriftliche Bestätigung des Termins hat, versenden wir eine E – Mail, in der nochmal alle wichtigen Informationen kurz zusammengefasst sind. In dem Modul Webmail wird die Kontaktperson ausgewählt und die Vorlage „Terminbestätigung“ importiert. Jetzt noch das Datum, Uhrzeit, Thema und Ansprechpartner von uns eintragen und senden.
Zudem dient die Bestätigung auch für uns als Absicherung, dass der vereinbarte Termin auch von beiden Parteien mit den gleichen Daten (Zeit, Ort) verstanden und eingetragen wurde. Ein Missverständnis bei mündlicher Absprache kommt leicht zustande.