Jeden Morgen sollte in dem Modul Termine des business managers nachgeschaut werden, ob Termine anstehen.
Durch Klicken auf den Termin können nähere Informationen erfasst werden, die für die Vorbereitung des Termins relevant sind.
- Person: wichtig für die Begrüßung des Gastes
- Ort: wichtig um den Raum vorzubereiten
- Beginn: wichtig, um die Vorbereitungen rechtzeitig abzuschließen
Zusätzliche Absprache ist notwendig, um nicht enthaltenen Informationen zu klären.
- Wird Laptop/Beamer/Leinwand/Laserpointer benötigt?
- Wie viele Personen werden am Termin teilnehmen? (steht manchmal in den Bemerkungen)
Beispielhafter Ablauf für einen Termin um 10:30 Uhr:
- ca. 10 Uhr beginn der Vorbereitungen
- Kaffee kochen
- Pro Person ca. „einen Strich hoch“ Wasser einfüllen und einen Löffel Kaffeepulver in den Filter geben. Eine Kanne umfasst eine Füllung zum 4. Strich (Zahl 8).
- Fenster öffnen
- Tisch, Fensterbank, Stühle, Laptop abwischen (falls tote Fliegen oä. darauf liegen)
- Pflanzen pflegen (gießen, welke Blätter entfernen)
- Laptop starten, Internetzugriff? Beamer?
- Leinwand runterziehen?
- Tisch decken: pro Person ein/e Kaffeetasse, Unterteller und Löffel, Glas
- Kaffeesahne auf Unterteller, Unterteller mit Serviette für Kaffeekanne, kleiner Teller mit Servietten und Auswahl an Keksen
- Auswahl an kalten Getränken (stilles Wasser, Sprudelwasser, Apfelschorle)
- Kleiderständer ordnen (genug Platz für neue Jacken)
- Stühle im Flur und Raum entfusseln
- Zeitschriften auf Tisch im Flur ordnen
- Kaffee umgießen (unten rechts im Schrank in der Küche), Filter entsorgen, Kaffeekanne auf Unterteller stellen
- Fenster schließen
- Flurlicht anschalten
- Tür zum Serverraum schließen